הפקת אירועים > איך לתכנן אירועים עסקיים?
 

איך לתכנן אירועים עסקיים?

 אירועים עסקיים דורשים תכנון וארגון, ואם אתם מקדישים את הזמן הדרוש ללמידה כיצד לתכנן אותם, תמצאו כי בכל פעם שתידרשו לתכנן אירוע נוסף, ההתנהלות שלכם תהיה קלה יותר.
אירוע עסקי הוא השקעה של החברה שלכם בשיווק מוצר או בהיבט אחר של העסק, ועל מנת למקסם את ההחזר על ההשקעה שלכם, אתם צריכים לפתח תהליך תכנון שעובד.
 

חסויות לאירוע

היקף האירוע שלכם נקבע על ידי הבנת סוג ההשפעה אותה אתם מבקשים ליצור. לדוגמא, אתם יכולים להחליט כי השקת מוצר צריכה להתבצע באולם גדול שמתאים לארועים עסקיים, בעוד שאירוע רשמי שאינו נושא בשורה חשובה יתאים למשרדים שלכם.

ערכו רשימה של כל מה שאתם רוצים להשיג באירוע שלכם, ולאחר מכן השתמשו ברשימה זו על מנת לקבוע את היקף האירוע.

תקציב קפדני מאפשר לחברות לתכנן ארועים עסקיים עתידיים
 

ערכו רשימת אורחים שתכלול את כל האנשים שברצונכם להזמין לארועים העסקיים שלכם. אם אתם מתחננים אירועים פתוחים לציבור, אתם עדיין צריכים להעריך את הנוכחות שאתם מאמינים שתהיה במקום, על מנת לתכנן בהתאם וקפידה את התקציב, כך שיוותר מימון לאירועים עתידיים.
 

שיקול נושא לאירוע

לדוגמא, אם אתם עורכים אירוע ללקוחות, יכול להיות מעניין להפגיש אותם באולם אירועים שמאפשר עריכת מצגות מתאימות.
כאשר אתם מפתחים את הנושא, אתם יכולים להתחיל לקבוע כיצד אתם רוצים שהאירוע שלכם יהיה מעוצב.
 

רשימת קישוטים לאירוע


אלו כוללים את הרמקולים והאביזרים שצריך להתקין במקום, כולל קייטרינג ועזרת צוות מיומן בארגון ארועים עסקיים, שיסייע לכם להפעיל את האירוע. בשלב זה אתם יודעים את היקף האירוע שלכם, לכמה אנשים אתם מצפים, ואיזה סוג של מצגות ועיטורים אתם מבקשים לקבל.

כך תוכלו להחליט אם לערוך את האירוע במשרדים שלכם או אם תצטרכו לשכור אותם אירועים. את עלות השכירות יהיה צורך גם לכלול כחלק מעלויות ההקמה של האירוע.

הפצה וארגון מתנדבים שיסייעו בניהול האירוע


ככל שתידרשו לשלם פחות לצוות מקצועי, כך יהיה לכם כסף שישמש אתכם לארועים העסקיים הבאים שלכם.

 

החליטו כיצד ברצונכם לפרסם את האירוע שלכם

אם אתם עורכים אירוע קטן, העלות היחידה תהיה של הזמנות וכיבוד. אם אתם עורכים אירוע שפתוח לציבור, תצטרכו להרכיב רשימה של עלויות פרסום במדיה, כגון רדיו, טלוויזיה ועלונים מודפסים.

 

כל המידע הזה צריך להיכנס לתקציב

תקציב של ארועים עסקיים צריך להכיל היבטים מפורטים של האופן שבו הכסף יחולק כדי לכסות את כל העלויות, כמה עולה כל פריט הקשור לאירוע, והסכום הכולל.

הוסיפו עשרים אחוזים לכל העלויות על מנת לאפשר מימון לשינויים בתכנית או טיפול בבעיות במהלך תכנון האירוע וביצועו.

טיפ מצוות מקצועי לארגון ארועים עסקיים

התחילו לתכנן את האירוע שלכם לפחות שלושה חודשים עד חצי שנה לפני המועד המתוכנן. הזמינו אולם, פרסמו את האירוע בכל דרך אפשרית, בקשו מאורחים לאשר את הגעתם וספרו להם על לוח הזמנים המתוכנן לאירוע, וקבלו החלטה על התפריט והעיצובים, היות וכל הפעולות האלו ביחד לוקחות זמן, וחשוב שיהיה לכם הרבה זמן לתכנן את אחד הארועים העסקיים שלא יישכחו.

איך לתכנן אירועים עסקיים?